Management Assistant

Wat ga je doen?

Binnen de rol van Management Assistant ondersteun je de directieleden en het managementteam. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de organisatie van administratieve en secretariële taken ter ondersteuning van het management. Als organisatorisch talent ben je de drijvende kracht achter de soepele werking van onze bedrijfsactiviteiten. Je bent de meester van de planning, het coördineren van schema's en het navigeren door onverwachte veranderingen met een glimlach. Jouw verantwoordelijkheden omvatten het faciliteren van vergaderingen, het voorbereiden van essentiële documenten en het analyseren van gegevens voor rapportage aan zowel hoger als lager management. Je fungeert als het verbindingsstuk tussen verschillende afdelingen en senior medewerkers, waarbij je moeiteloos de brug slaat tussen teams.

Werkzaamheden:

• Planningsbehoeften van het management proactief organiseren.
• Flexibel omgaan met last-minute wijzigingen en noodannuleringen in de schema's.
• Vergaderingen faciliteren en coördineren, zorgen voor optimale aanwezigheid en beschikbaarheid van vergaderruimtes.
• Voorbereiden van interne en externe communicatiedocumenten.
• Analyseren van gegevens en opstellen van rapporten voor managementniveaus.
• Optreden als liaison tussen afdelingen en senior medewerkers.
• Bedrijfsbrede evenementen en communicatie coördineren, geïnitieerd door hoger management.
• Notuleren en verslagleggen van MT/bestuursvergaderingen.
• Professioneel ontvangen van bezoekers en gastheer/gastvrouw zijn.
• Stroomlijnen van informatie tussen verschillende afdelingen.
• Coördineren en begeleiden van dienstreizen, inclusief administratieve aanpassingen.
• Regelen van reisarrangementen en accommodaties.
• Facilitaire taken en officemanagement verzorgen, inclusief inkoop.
• Verzorgen van aanvragen en opleidingen (Evesta, VOG, NEN, VCA, heftruck, VGB).
• Beheer van toegangspassen en bezoekersregistratie. 

Wie zoeken wij:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Je neemt minimaal 10 jaar werkervaring mee in een soortgelijke functie. 
• Servicegericht met een sterke teamgeest.
• Interesse in HR-gerelateerde onderwerpen.
• Multitasking-expert met een hands-on mentaliteit.
• Probleemoplossend vermogen en moed om uitdagende situaties aan te pakken.
• Afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in een organisatorische, economische of commerciële richting.
• Uitstekende kennis van MS Office.

Wat bieden wij?

Wij bieden je een zeer afwisselende baan in een unieke werkomgeving bij een innovatieve organisatie. Wij bieden jou de kans om een bijdrage te leveren aan een dynamische, creatieve en ondernemende organisatie; een organisatie die zich focust op mogelijkheden in plaats van belemmeringen. 

• Je krijgt een op maat gemaakt begeleidingstraject;
• 25 vakantiedagen;
• Een marktconform salaris;
• Telefoon en laptop; deze mag je binnen alle redelijkheid ook privé gebruiken!
• Reiskostenvergoeding volgende de wet- en regelgeving;
• 110 gezellige collega’s;
• Een fulltime functie;
• Een enthousiast en zeer kundig team van specialisten en experts;
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden in de vorm van trainingen en begeleiding. Daarnaast zijn wij een groeiende organisatie waarin doorgroei kansen zich voordoen en opgepakt kunnen worden;
• En voor de ontspanning en sociale activiteiten vrijdagmiddagborrels en bij gelegenheid een bedrijfsfeestje;
• In het kader van ons vitaliteitsbeleid kun je met korting sporten bij je huidige sportschool waarvan Scarabee een deel van de kosten zal vergoeden! 

Over Scarabee

Scarabee is een internationaal bedrijf met kantoren over de hele wereld. Met meer dan 30 jaar ervaring werken we nauw samen met 's werelds toonaangevende luchthavens en luchtvaartmaatschappijen. Samen met onze zakelijke partners ontwikkelen wij unieke, innovatieve en op maat gemaakte oplossingen voor de passagiers-, bagageafhandelings- en beveiligingssector. Denk hierbij aan de witgekleurde Security Lanes op Schiphol en de selfservice BagDrops. Scarabee staat bekend om haar innovatieve karakter, baanbrekende technologie en vooruitziende blik in de snel ontwikkelende technologie die luchthavens rijk zijn. 

Scarabee is een innovatief bedrijf met zeer gemotiveerde en bekwame professionals die met plezier IT-oplossingen met toegevoegde waarde ontwikkelen. Samen met deskundige partners zorgen onze software en systemen ervoor dat luchthavens klaar zijn voor de kansen van morgen.

Daifuku

In 2019 werd Scarabee onderdeel van Daifuku Co., Ltd (www.daifuku.com), 's werelds toonaangevende leverancier van material handling-systemen voor de fabrieken en distributie-, cleanroom-, automobiel-, luchthaven- en algemene industriemarkten. Het moederbedrijf van Scarabee heeft haar hoofdkantoor in Osaka, Japan, met productie- en verkoopvestigingen in 26 landen. In Nederland tref je ons aan in Hoofddorp en op Schiphol. Je standplaats wordt Hoofddorp.

Jij & Scarabee 

Werken bij Scarabee betekent niet alleen werken bij een technisch hoogstaand & innovatieve organisatie maar ook je vaardigheden verbreden, en aan de slag gaan in de dynamische wereld van de luchtvaart. Kortom: een baan vol variatie!  Je start met een op maat gemaakt onboardingsprogramma, zodat jij in korte tijd je nieuwe werkomgeving leert kennen. Je gaat werken in een gedreven en collegiaal team van Scarabeeërs die van aanpakken weten.  Ben jij ook een ondernemende aanpakker? Reageer dan snel!

Overtuigd van een goede match met ons?

Wanneer je het leuk vindt om lekker druk bezig te zijn, je collega's te ontzorgen én om Scarabee naar een volgend niveau te tillen, dan is de beurt nu aan jou! Graag zien wij jouw sollicitatie met motivatiebrief en CV van je tegemoet. Wil je meer van de functie weten?  Neem dan contact op met de HR Afdeling van Scarabee!

Contact

Ben je geïnteresseerd en wil je graag reageren op de vacature? Stuur dan jouw motivatiebrief en CV naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. 

PS. Met deze vacature willen wij onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie!

Wij behandelen elke sollicitatie vertrouwelijk en zullen je gegevens ook zo behandelen. Wij zullen nooit zonder toestemming persoonlijke gegevens aan derden verstrekken. Wij gebruiken deze gegevens alleen om de sollicitatie te verwerken en jou te koppelen aan één of meerdere vacatures. We bewaren je gegevens in onze database tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Alleen als je ons daarvoor toestemming geeft bewaren wij je gegevens tot 12 maanden na de beëindiging van de procedure. Je kan Scarabee op elk moment verzoeken jouw gegevens te verwijderen of de toestemming in te trekken.